Otomasyon kullanımı

Workiom yeni bölüm Otomasyon tasarım sayfası, yeni kural bir akış şeması oluşturmak için kartlarla oynamanıza izin verir. Adeta bir masa oyunu gibi; basit ve eğlenceli.

Chat icon
Transcript

Otomasyon görevlerini yönetmek hiç bu kadar kolay ve düzenli olmamıştı. Workiom yeni bölüm Otomasyon tasarım sayfası, yeni kural bir akış şeması oluşturmak için kartlarla oynamanıza izin verir. Adeta bir masa oyunu gibi; basit ve eğlenceli.

Yeni bir otomasyon görevi başlatmak için, aşağıda açıklandığı şekilde Otomasyon butonuna tıklayın:

yeni otomasyon oluşturma



Otomasyon görevleri aşağıdakilerden oluşur:
Tetikleyici — iş akış sürecini başlatan kuraldır.
Koşul — iş akışını tetiklemek için ek bir koşul belirtir.
Aksiyon (Görev) — iş akışı tetiklenirse ve koşul karşılanırsa gerçekleştirilecek asıl görevdir.


Tetikleyiciler:

- Kayıt oluşturuldu — seçilen listede yeni bir kayıt oluşturulduğunda otomasyonu tetikler. Aşağıdaki örnekte Kişiler listesine yeni bir kayıt eklendiğinde otomasyon tetiklenecektir.

kayıt oluşturuldu tetikleyicisi


- Değer değişti — seçilen listedeki kayıtlarda belirli bir alana ait değerler değiştiğinde otomasyon tetiklenir. Bu tetikleyici ayarını yaparken ilgili listeyi ve alan bilgisini seçmemiz yeterlidir. Aşağıdaki örnekte Kişiler listesindeki kayıtların Durum bilgisi değiştiğinde otomasyon tetiklenir.

not: değer değişti tetikleyicisi ile birlikte koşul ekleyerek daha detaylı otomasyon görevleri oluşturabilirsiniz. Örneğin Durum bilgisi 'Müşteri' olarak değiştirildiğinde otomasyonu tetikle diyebilirsiniz.

değer değişti tetikleyicisi


- Zaman tetikleyici — ilgili listedeki kayıtların seçilen tarih alanına (başlangıç tarihi, bitiş tarihi, toplantı tarihi vb.) göre zamana bağlı olarak otomasyon tetiklenir. İlgili liste, tarih alanı bilgisi ve tarih offset (tarihe göre öncesinde veya sonrasında tetiklemek için) bilgisi eklenmesi gerekir. Aşağıdaki örnekte Anlaşmalar listesindeki kayıtların Bitiş Tarihinden 3 gün öncesinde otomasyon tetiklenir.

not: tarih offset alanındaki ilk kutucuk gün sayısını, ikinci kutucuk saat sayısını belirler. üçüncü kısımda ise önce mi sonra mı tetikleneceği seçilir. tarih ve saat bilgisi olan alanlar için sadece saat sayısı girilerek örneğin toplantı saatinden 1 saat önce SMS hatırlatma gönder ya da email gönder gibi otomasyonlar oluşturulabilir.



Koşullar:

Bu kart isteğe bağlı olarak kullanılabilir, zorunlu değildir. Workiom formüller kılavuzunu kullanarak otomasyon tetiklenmesine bir koşul ekleyebilirsiniz. Eklenen formülün çıktısı doğru ya da yanlış (boolean) olmalıdır. Yani eğer girdiğiniz formül bir kayıt için doğru sonucu veriyorsa otomasyon tetiklenir, aksi halde tetiklenmez.



Aksiyonlar:

Tetikleyici çalıştı ve koşullar sağlanıyorsa aksiyonlar, otomasyon görevleri çalışır. 5 çeşit otomasyon aksiyonu bulunmaktadır:


- Kayıt oluştur: Workiom çalışma alanınızda herhangi bir listede yeni kayıt oluşturabilir, aynı uygulamada olma zorunluluğu yoktur. Uygulama ve listeyi seçtikten sonra listedeki alanların listesi çıkar. Buradan yeni oluşturulacak kaydın alanlarını statik veya dinamik değerler ile doldurabilirsiniz. Statik seçeneği her yani kayıtta aynı değerin girileceği alanlar için kullanılır. Örneğin otomasyonla oluşacak her yeni kayıt için durum bilgisini 'Yeni' olarak ayarlayabilirsiniz. Dinamik seçeneği ise değerin otomasyonu tetikleyen kayıttan çekileceği durumlar için kullanılır. Aşağıdaki örnekte bir anlaşma tamamlandıktan sonra otomatik olarak Başlangıç Toplantısı oluşturmak için bir aksiyon görüyoruz. Başlık statik olarak 'Başlangıç Toplantısı' girilmiş, tarih bilgisi ise anlaşma kaydından çekilen 'Başlangıç Tarihi' olarak seçilmiş. Yine Kişiler ve Şirket bilgilerinin de dinamik olarak tetikleyici kayıttan çekildiğini görüyoruz.


- Bağlantılı kaydı güncelle: Eğer otomasyonu tetikleyen listede Bağlantılı Liste alan türleri mevcutsa, aksiyon olarak bağlantılı kayıtları güncelleyebiliriz. Bağlantılı Liste alanını seçtikten sonra bağlantılı kayıtlarda bulunan alanların listesini görerek değiştirmek istediğimiz değerlere statik veya dinamik olarak değişimler yapabiliriz. Aşağıdaki örnekte bir anlaşma tamamlandığı zaman bağlantılı olan Şirket kaydında 'Durum' bilgisini değiştirip 'Müşteri' yaptığımızı görüyoruz.

Diğer 3 otomasyon aksiyonu hakkında başlıklara tıklayarak detaylı bilgi edinebilirsiniz: 


- Kullanıcıyı bildir

- Eposta gönder

- SMS gönder