Workiom aracıyla Belgeler Oluşturma

Workiom'un diğer platformlarla etkileşim yeteneğini kullanarak, çalışma alanınızdaki verilerle istediğiniz belgeyi oluşturabilirsiniz.

Bu, çalışma alanınızdaki bir kayıttaki bilgilere dayalı belge oluşturma konusunda adım adım bir kılavuzdur.

Fatura oluşturmayı örnek olarak ele alalım.

Adım - 1: Şablonu Yükleyin.

Çalışma alanınızdaki şablonlardan

Şablonun içindeki alanlar şunlardır:

#: Kayıt ID (Sipariş)
Sipariş Tarihi (Tarih)
Müşteri Adı (Müşteri)
Sipariş ID
Fatura Adresi: Müşteri Adresi
Beklenen Tutar (Toplam Sipariş Fiyatı)

Adım - 2: Faturalar için bir liste oluşturun

Fatura ID
Satış Sipariş Takibi: Önceki listedeki Satış Sipariş Takibi Kayıt ID'si
Doc Dosya URL: Docx formatında oluşturulan fatura bağlantısı
PDF Dosya URL: PDF formatında oluşturulan fatura bağlantısı
Doc Dosya: Docx formatında eklenen dosya
PDF Dosya: PDF formatında eklenen dosya

Adım - 3: Google Docs kullanarak bir şablon oluşturun

Workiom'dan alınacak değerler, çift süslü parantezlerle (örn. {{Toplam Sipariş Fiyatı}}) eklenmelidir. Lütfen alan adının çalışma alanınızdaki alan adıyla tam olarak eşleştiğinden emin olun. Aşağıdaki ekran görüntüsü örnektir:

Adım - 4: Zap oluşturma

Zapier'ı açın ve yeni bir zap oluşturun.
Ardından Workiom'u tetikleyici adımında arayın.
Tetikleyici türü olarak "Kayıt Oluşturuldu" seçin.
Hesabı bir Yönetici kullanıcı API anahtarı ile doğrulayın.
Uygulama adını ve listeyi seçin.
Entegrasyonu test edin.
Sonraki eylem olarak Zapier Format'ını seçin.
Dönüştürme altında aşağıdaki formatı seçin: yyyy-mm-dd ss:dd:ss.
Eğer seçilmediyse, tarih alanını seçin.
"Hedef Biçimine" istediğiniz biçimi seçin.
Sonraki eylem olarak "Şablondan Belge Oluştur" seçin.
Daha önceki adımlardan alanları eşleştirin.
Sonraki eylem olarak Google Drive'da "Dosya Bul" seçin.
Son adım, Workiom'daki ikinci listede bir kayıt oluşturmak için bir eylem ayarlamak ve aşağıdaki ana bilgileri eşlemektir:
Tetikleyici adımından Satış Siparişi
Üçüncü eylem olan "Şablondan Belge Oluştur" adımından Başlık, Doc Dosya URL ve PDF Dosya URL
"Dosya Bul" eylemiyle Doc Dosya ve PDF Dosya
Otomasyon test edildiğinde, Workiom Listesinde dosya URL'lerini ve belgeleri içeren yeni bir kayıt oluşturulacaktır.
Nihai belge aşağıdaki gibi görünmelidir: